Cómo tener juntas de trabajo más eficientes

¿Cuántas juntas de trabajo tomas al día? ¿Dos, tres, cinco? Las estadísticas de Harvard Business Rewiew indican que los trabajadores destinan casi 1,250 horas a reuniones laborales, algo así como 52 días completos al año, lo que puede representar una actividad abrumadora si aún no subes al tren de lo digital. 

¿A qué nos referimos? A aprovechar el máximo potencial de las herramientas digitales para gestionar todo lo que ocurre en una junta. En este sentido, debes saber que existe Minutas Teams, la aplicación integrada a Microsoft Teams que mejora la efectividad de las reuniones de trabajo. 

Esta aplicación es útil para crear minutas. Tiene una interfaz intuitiva y amigable que ayuda a organizar juntas, asignar tareas, monitorear avances, enviar recordatorios, establecer fechas de entrega y documentar asignaciones, mejorando la organización, seguimiento y productividad de las reuniones.

Y es que es innegable que una reunión de trabajo sin planificación o seguimiento es tiempo perdido para todos los participantes. Si no lo crees, quizá te sirva hacer un repaso mental de todas esas ocasiones en las que te sumaste a una junta y a los pocos días nadie recordaba los acuerdos, los responsables ni las fechas límite.  ¡Seguro no quieres volver a repetirlo?

Minutas Teams te ayuda a que no vuelva a pasar. La aplicación se encuentra en la nube de Microsoft Azure y fue desarrollada con base en Microsoft Share Point para mejorar la colaboración. Además, está alineada a Microsoft Planner, lo que permite dar un mejor seguimiento de las tareas. Puede utilizarse en juntas presenciales o a distancia. 

A continuación, compartimos algunos aspectos curiosos sobre las juntas de trabajo.

• 91% de los asistentes se distrae durante una reunión
• 39% dormita
• 96% se pierde alguno de estos encuentros y no asiste
• 45% se siente abrumado por la cantidad de reuniones a las que debe asistir
• 73% hace otras cosas durante las reuniones
• 47% se queja de son una pérdida de tiempo.

Para mejorar el desempeño en las juntas de trabajo, Microsoft recomienda: 

1. Establece un ritmo y una rutina. 
2. Crea un plan u orden del día.
3. Genera una retroalimentación con tu equipo.
4. Usa un modelo de toma de decisiones. 
5. Comparte el compromiso por lo que haces

Finalmente, no olvides usar la tecnología a tu favor. Infórmate sobre herramientas de colaboración y comienza a disfrutar sus beneficios.