Decálogo para redactar emails de impacto

Sí. Lo hemos dicho hasta el cansancio y no cesaremos de repetirlo: los mails en un entorno corporativo o de oficina deben escribirse con propiedad y responder a ciertos lineamientos básicos de etiqueta.

Y es que resulta sorprendente a sigamos recibiendo correos de oficina no solo con faltas de ortografía, sino escritos en mayúsculas, con emoticones o sin una estructura comprensible. Para evitarlo, compartimos contigo el siguiente decálogo de estas reglas para mejorar tu comunicación mediante esta herramienta.

1. Sé claro. Define la idea que vas a comunicar. Redacta oraciones completas que reflejen una idea. Procura escribir párrafos que no superen las 40 palabras o tres líneas.
2. No demores las repuestas más de 24 horas. Si tu agenda lo permite y responder no te desvía de una actividad prioritaria, hazlo. Otra opción es dedicar un horario en tu día a atender estos mensajes siempre y cuando no sean urgentes.
3. Sé cortés. Las palabras mágicas por favor y gracias abren muchas puertas.
4. Por favor, no uses solo mayúsculas. Hacerlo indica que estás enojado o gritando.
5. Olvídate de los emoticones y fondos coloridos. Mejor opta por la firma corporativa y los fondos autorizados por la compañía.
6. Comprueba antes de enviar. Para evitarse sorpresas, revisa el contenido del mail y los destinatarios.
7. Escribe ‘asuntos’ de impacto. Ve al grano, procura que aludan al tema del proyecto.
8. Cuida a quién copias y “respondes”. Analiza quiénes deben ser tus destinarios cuando respondes un mail en el que hay varias personas copiadas. Quizá no valga la pena llenar de spam a los demás.
9. Evita las bromas. Por este medio todo se presta a muchas lecturas, así que evítalo; además estás en tu oficina, no con tus amigos.
10. Usa el mail de la oficina solo para temas corporativos; para temas personales están tus cuentas de correo privadas.

Finalmente recuerda que una manera de hacer tu vida más fácil en la oficina es mediante la adopción de Minutas Teams, la aplicación desarrollada por BeCloud para registrar todo lo que pasa en tus reuniones de trabajo.

Esta aplicación se integra con Teams y, entre otras cosas, asigna tareas, registra avances, manda recordatorios, establece fechas de entrega y envía acuerdos a quienes no pudieron asistir. ¡Lo mejor para ser más productivo! ¡No lo pienses más! Aquí hay más información para ti.