Productividad y bienestar: la promesa de las nuevas oficinas

Ahora que en muchas oficinas y corporativos han retomado a full o bajo esquemas híbridos el retorno al trabajo, muchos empleadores se han dado a la tarea de acondicionar los espacios para hacerlos más agradables para los colaboradores y, con ello, influir en la productividad. 

El objetivo es crear una atmósfera acorde a la nueva normalidad laboral en la que algunos trabajadores regresarán de tiempo completo, otros lo harán por algunos periodos o incluso habrá quienes regresen de forma voluntaria. Más allá del esquema, lo que se busca es poner en el centro al colaborador de modo que se sienta cómodo, libre para interactuar con el entorno y con sus compañeros y a la vez interconectado con los demás.

Las nuevas oficinas tienden a tener más lugares abiertos, con algunos espacios individuales y grupales, sin muchas de las barreras físicas (puertas y muros) que tenían en el pasado. 

De hecho, se ha visto que la productividad tiene mucho que ver con el entorno físico, tal como advierte el Workplace Wellness Study, realizado por Future Workplace, una firma de investigación con sede en Nueva York; y View, una empresa que crea edificios inteligentes y conectados.

El estudio -para el que se encuestó a 1,600 empleados norteamericanos en abril de 2019- confirma que la satisfacción, productividad y compromiso de los colaboradores están relacionados con la infraestructura física del lugar donde laboran. Indica que es muy importante la calidad del aire en la oficina para su bienestar (a casi la mitad la mala calidad del este elemento los hace sentir somnolientos durante la jornada), así como la iluminación adecuada (tener luz natural superó a la prestación de tener un gimnasio en la oficina, por ejemplo). El ruido también es determinante, pues solo uno de cada cinco trabajadores siente que la acústica de su oficina es adecuada para hacer su mejor trabajo.

En esta línea, el Informe Global de Espacios Humanos 2015, que encuestó a 7,600 trabajadores en 16 países, encontró que las personas que laboraron en ambientes con elementos naturales (por ejemplo, plantas) reportaron un nivel de bienestar un 15% más alto, un 6% más de productividad y un 15% más de creatividad.

Para México no hay datos concretos a estos respectos, pero podemos inferir que las personas pueden ser más felices y productivas en entornos adecuados para el trabajo. 

Dicho lo anterior, te compartimos algunas tendencias que pueden apoyar la meta de ser más productivos a partir de un entorno perfecto (o casi).

1. Espacios abiertos. Favorecen el tránsito, la interacción y la comunicación entre los trabajadores; no hay lugares fijos, ni asignados. Las personas pueden laborar donde más les guste/convenga. 
2. Iluminación. Se privilegia la luz natural sobre las lámparas de luz fría. Lo ideal es que los espacios cuenten con ventanas que favorezcan la entrada de luz y, al mismo tiempo, permitan la ventilación. 
3. Temperatura. Aunque es ideal que haya ventilación natural, en algunos lugares es indispensable contar con calefacción/aire acondicionado. 
4. Orden. Es importante tener espacios perfectamente ordenados, con gavetas suficientes y contenedores confinados para cada cosa. 
5. Ruido. Se trata de minimizar ubicando los aparatos que pueden causar ruido (por ejemplo, impresoras) en lugares cerrados o relativamente aislados.

Además de una oficina amigable con el bienestar de los colaboradores, es fundamental tener herramientas de productividad, tales como Minutas Teams, una solución en la nube dentro de Microsoft Teams que es ideal para llevar un registro detallado de las reuniones que realizas en Teams ahora que trabajas desde casa.

Esta solución permite monitorear los avances de tus colaboradores, así como capturar, organizar, jerarquizar, consultar y supervisar toda la información, acuerdos y puntos de interés que se desprenden de las reuniones, ya sean presenciales o remotas. Para información sobre Minutas Teams llama a los expertos de BeCloud y conoce los planes de contratación.