Productividad en la oficina: ¿mito o realidad?

La nueva dinámica laboral, en la que la oficina se encuentra en cualquier lugar donde haya acceso a Internet, es básico aprender a optimizar el uso del tiempo para aumentar la productividad.

Para lograrlo no hay una ruta lineal, sino ciertos consejos que a decir de los expertos en management pueden ayudarte a sacar mayor provecho a la jornada en la oficina. ¡Comienza de a poco siguiendo estos estos consejos!

1. Planifica tus objetivos. El profesor Robert Pozen, del Instituto de Tecnología de Massachusetts (MIT) y autor del libro “Productividad extrema: mejora tus resultados, reduce tus horas” dice este punto debiera ser una prioridad en el entorno laboral, pocas personas dedican tiempo para ello, lo cual se traduce en un caos y desorden. Para evitarlo, identifica tus metas de manera semanal e inclúyelas en un gran calendario anual. Al plantearlas, cuestiónate si esas metas realmente se alinean a tus competencias, intereses, capacidades y propósitos personales y profesionales.
2. Brian Tracy, autor del libro “Administración del tiempo”, afirma que “cada minuto invertido en planificación ahorra 10 minutos de ejecución”, así que hay que poner orden a la jornada. Para ello aconseja clasificar las actividades en cuatro categorías, colocando al inicio de cada actividad las siguientes siglas: Cr, son actividades inaplazables; A, tareas importantes que debes realizar inmediatamente; B, son aquellas que se tienen que hacer rápido, pero no tanto como las A; y C los trabajos que se pueden posponer. Si lo prefieres, puedes inventar tu propia nomenclatura.
3. Mide tus logros, no el tiempo. La mayoría de las personas desconocen que el 20% de lo que hacemos genera el 80% de nuestros resultados, así que derriba mitos. Estar mucho tiempo en la oficina no siempre habla de mayor productividad. Recuerda que tu capacidad se mide por tus resultados y no por las horas que dediques a tu actividad.
4. Fácil y rápido. David Allen, autor del libro “Get Things Done”, tiene una máxima: “si puedes hacer una tarea en menos de dos minutos, hazla ahora mismo. Si la tarea tomará más de dos minutos de tu tiempo, apúntala en tu lista”. A partir de ello, analiza qué puedes hacer ágilmente para impactar en tu productividad diaria: quizá mandar un correo rápido, contestar un mensaje o escribir una nota.
5. Sé práctico. El profesor Robert Pozen, del Instituto de Tecnología de Massachusetts (MIT), dice que a veces lo que en apariencia resulta aburrido puede ser más práctico. Así que ¿por qué no eliminar las variables que te hacen perder tiempo en trivialidades? El presidente Obama, por ejemplo, usaba trajes de color azul para no perder tiempo pensando qué color de vestimenta usar.

Ahora que conoces estos consejos del gurú del manejo del tiempo en la oficina, te invitamos a conocer Minutas Teams, la aplicación premiada por Microsoft, que te ayuda a llevar un registro detallado de las reuniones de tu empresa y a monitorear los avances de tus colaboradores en todos tus proyectos.

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