¿Por qué fracasan las juntas de trabajo?

¿Sabías que 15% del tiempo de las horas totales de trabajo se invierte en reuniones y que este porcentaje aumenta en las posiciones de más responsabilidad en las compañías? Este dato, dado a conocer por Harvard Business Review, ha encendido las alertas sobre la importancia de eficientar las juntas de trabajo y evitar aquellos errores que las llevan al fracaso como falta de planificación, mal uso del tiempo y ausencia seguimiento.

Si este panorama te resuena y percibes que en tu organización esas juntas que se acumulan sin aparente sentido, es momento de identificar los errores que las están boicoteando para poner orden. 

1. Falta de objetivos. Si no sabes el para qué de esa junta repetitiva de todos los lunes a las 8:00, es mejor replantearla u obviarla cuando antes. 
2. Ausencia de preparación. Una junta sin una orden del día es como un barco sin timón. Evítalo preparando la agenda y compartiéndola con los participantes. 
3. Falta de límites. ¿Has entrado a alguna junta donde algunos llegan tarde, no ponen el video, no apagan el micrófono o interrumpen sin motivo? Esto frena la productividad y es una falta de respeto. Evítalo estableciendo un código de conducta para las reuniones. 
4. Mal uso del tiempo. Las reuniones de trabajo deben apegarse a un objetivo y a una agenda. Si no tienes claridad sobre esto y usas las juntas para socializar, estás en problemas.
5. Ausencia de liderazgo. Si tú eres el que convoca evita que se salga de control. Ejerce el liderazgo sobre la reunión, mediando entre las diferentes personalidades que hay en la sesión y administrando el tiempo.
6. Falta de seguimiento. Una reunión sin acuerdos y seguimiento es una pérdida de tiempo. Minutas Teams, de BeCloud, una solución en la nube dentro de Microsoft Teams, te ayuda a llevar un registro detallado de las reuniones de tu empresa y a monitorear los avances de tus colaboradores en todos tus proyectos.
7. Cambios inesperados. Aunque es comprensible que haya cambios en la agenda de vez en cuando, en la medida de lo posible evítalos. Recuerda que los integrantes de los equipos de trabajo tienen agendas propias y los cambios inesperados pueden perjudicar sus flujos de trabajo.